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Découvrez notre formation Airtable en 3 jours qui vous présentera l'interface, ses fonctionnalités essentielles et comment gérer vos bases de données.
Je suis très heureux de vous retrouver pour une nouvelle série “Découvrir un outil en trois jours”. Après avoir exploré en profondeur les incroyables outils de productivité que sont Notion et Make, nous complétons aujourd'hui le trio avec une mini formation Airtable. Il s'agit du troisième grand acteur de l'univers du No Code.
Cette mini formation Airtable gratuite en 3 jours, vous permettra de découvrir son interface, ses fonctions essentielles et comment l'utiliser efficacement pour gérer vos bases de données.
Aujourd'hui, nous allons particulièrement nous concentrer sur les 33 concepts essentiels d’airtable. Ces concepts constituent les fondations sur lesquelles nous allons construire tout au long de cette série. Après cela, nous allons approfondir l'une des fonctionnalités les plus puissantes d’Airtable : la liaison entre enregistrements “Link to another record”. Cette fonctionnalité va nous permettre de créer des relations entre les différentes tables de manière intuitive.
Avant tout, nous allons nous concentrer sur le vocabulaire. Il faut que vous puissiez comprendre les différents mots que nous utiliserons dans le cadre des 33 concepts à connaître.
Ici, on va aborder l'interface d’Airtable ainsi qu'un concept très important dans les bases de données relationnelle, qui est le “link to another record”. En d'autres termes, le fait de faire des liens entre les tables.
Les 33 concepts à connaître et sur lesquels on va se pencher pendant nos trois jours concernent :
Aujourd'hui, on va surtout se concentrer sur toute une série de mots qui sont surlignés ci-dessous, à savoir :
Toutefois, nous laisserons Lookup, Rollup, Count et les autres pour un prochain tutoriel. On verra ces points précisément quand on parlera, des vues et des tris, des filtres, des groupes.
Commençons aujourd'hui par se concentrer sur les mots que l’on a cités précédemment.
On verra :
Je vais vous emmener premièrement sur l'interface d'Airtable. Sur l’image ci-dessous, on est déjà à l'intérieur d'une base. C'est ce que l’on va construire aujourd'hui. On va arriver à cet endroit là à peu près.
Cet ensemble-ci (sur l’image ci-dessous) est une base de données, dans laquelle on a déjà deux tables qui sont créées, les personnes et les entités. Une base de données dans laquelle on a ici, des colonnes et des lignes.
Les colonnes sont appelées des champs ou encore des fields en anglais. N’oublions pas que tout l'outil Airtable est en anglais. Donc les colonnes sont des fields.
Les lignes sont des enregistrements ou encore des records.
C'est très important de se fixer assez vite sur ce vocabulaire. On a une grande base de données dans laquelle ici on a deux tables. Dans chaque table, on a des colonnes qui se nomment des fields, des champs. On a des lignes appelées des records ou des enregistrements.
L'interface propose beaucoup de fonctionnalités que l’on évoquera dans le prochain tutoriel. Il propose notamment sur le côté, toute une série de vues, des manières différentes de présenter les informations et les renseignements. Ce sont les mêmes renseignements, mais ils sont présentés de plusieurs manières différentes.
Il est également question d'automatisation, d'interfaces. Par ailleurs, il y a des extensions qui sont possibles avec aussi une possibilité de partager des bases de données et des tables.
Au niveau du démarrage, on pourrait éventuellement ajouter ou importer des données.
Et donc ici par exemple, je pourrais utiliser des données qui viendraient d'une autre base de données Airtable, d'un fichier CSV de Google Sheet, de Microsoft Excel, etc.
L'idée, en tout cas du point de vue de Airtable, est d'être une interface de gestion de base de données. Et donc si je reviens un petit peu sur l'interface de départ, vous avez vos workspaces et vos espaces de travail.
Ici par exemple, j'ai bien Airtable en 3 jours, qui est sur un plan gratuit. On va en reparler et on va recréer tout ça.
Dans ce plan, on peut créer des bases de données, plusieurs bases de données dans un seul workspace qu’on peut partager. On peut faire plein de choses avec ça.
Donc ici, j'ai un workspace qui s'appelle Airtable en 3 jours, dans lequel j'ai une base de données A3J, dans laquelle j'ai des tables, dans lesquelles j'ai des enregistrements au niveau des lignes et des champs, au niveau des colonnes.
Actuellement, nous avons vu déjà pas mal de vocabulaire. Mais, il y a encore quelque chose que je dois vous expliquer : Le CRUD.
CRUD, c'est create, read, update et delete. Cet environnement de base de données qu'est Airtable va nous permettre d'ajouter de nouveaux renseignements, d'ajouter de nouvelles lignes, de les lire et de les présenter sous différentes manières, grâce aux vues qu'on a ici, de les update, de les mettre à jour, de les modifier et de les delete quand c'est nécessaire. Et donc ici par exemple, voilà, je fais “delete”.
On a vu maintenant ce qu'est un workspace, une base de données, comment on peut importer des données, ce qu'est une table, ce qu'est le CRUD, ce qu'est un enregistrement et un champ.
Il nous reste à voir deux choses: le type de champ et link to another record au niveau du vocabulaire.
Alors vous voyez que nos champs ici : Formula, Single line text, link to another record, lookup, ce sont des types de champs. C'est-à-dire qu'au moment où je crée une colonne, je crée un field.
Ce field va avoir un type et on se rend vite compte qu'il y en a toute une série dans Airtable, mais que ce n'est pas très compliqué à comprendre.
On peut mettre :
Une chose importante qu’on ne verra pas dans Airtable en 3 jours parce que c'est un peu compliqué, c'est la fonction du bouton. Ce bouton peut enclencher des actions. On en parlera un peu dans la troisième partie de la formation Airtable. Vous verrez que c'est quelque chose qui fait plus partie de la formation complète, Airtable Business, qui est disponible ou qui sera bientôt disponible.
Voilà pour notre présentation du vocabulaire et de l'interface en général. Maintenant on va créer notre premier workspace, notre première base de données, notre première table, nos premiers champs, nos premiers enregistrements. Et je vais vous montrer un petit peu comment tout cela fonctionne et comment on met tout ça en musique.
Pour commencer notre découverte d’Airtable en 3 jours, la première chose qu’on va faire, c’est créer un nouveau workspace. On va l'appeler “Airtable en 3 jours”.
Dans ce workspace, on va créer une première base de données. Donc un workspace, c'est un ensemble, une base de données, c'est l'endroit où on va stocker toutes nos informations.
Je vais donner un nom à cette base de données. Je vais l'appeler tout simplement “A3J”. Et, je vais lui donner une couleur (bleu dans le cas présent).
Ensuite, je vais lui donner une petite icône. Et en plus, c'est très important de choisir une très belle icône.
Et avec ça, maintenant, j'ai une base de données qui s'appelle A3J qui fait partie du Workspace, Airtable en 3 jours, dans l’image ci-dessous.
Il est sur un plan gratuit pour l'instant et dans la formation Airtable Business. Je commence ici avec KreaMovies pour la première partie avec le plan gratuit. Et puis je passe dans la partie payante pour expliquer le reste de Airtable Business.
Airtable Business, c'est la formation complète sur Airtable qui va bien plus loin que ce qu’on aborde dans cette mini formation. Mais ce tutoriel découverte en trois jours, nous permettra quand même de faire pas mal de choses.
Dans ma base A3J, qu'est ce que je vais commencer par faire ? Je vais commencer par renommer la table. Qu’est-ce qu’une table ? C'est un endroit où je vais stocker les données à l'intérieur de la base. Ici, je vais appeler la table “Les personnes”.
Puis je vais jouer un petit peu avec toutes les colonnes qu'il y a dans la table. Je vais commencer par supprimer tout ce qui existe. Histoire que l'on commence avec quelque chose de très très propre.
J’ai double cliqué sur le champ “Name” pour l’appeler, par exemple “Nom complet”. Ce premier champ (ou première colonne), c'est ce qu'on appelle un primary field. C'est-à-dire un champ primaire, autrement dit, la colonne la plus importante de cette table.
Et donc je vais avoir ici dans cette table, un champ primaire. Et quand je vais faire des liens entre les tables, c'est toujours ce nom, ce champ primaire qui va être affiché en premier.
Un des grands avantages de Airtable par rapport à d'autres outils, entre autres par rapport à Notion, c'est que ce champ primaire ici, on peut lui donner un certain type. Dans le type de données qu’on peut lui donner, vous voyez qu'il y a entre autres, une formule. Cette formule, je l'utiliserai ensuite pour créer ce nom complet. En effet, au départ, je ne vais rien écrire ici dedans.
Ce que je vais utiliser, c’est un nouveau champ de texte simple que je vais appeler “Prénom” avec “single line text”. Pas de texte par défaut.
Je vais créer aussi, selon le même principe, une autre “single line text” que je vais appeler “Nom de famille”.
Et donc dans le champ, Prénom, j'ai Vincent. Dans le champ nom, Ertveld. Jean Nabuse. Emma Tome.
Ce qu’on voudrait ici c'est afficher le nom complet. Et donc, on va aller directement dans le dur et faire une petite formule.
C'est-à-dire qu'ici je vais modifier le champ en sélectionnant “Edit field”. Au lieu d'avoir un champ de texte simple, je vais en faire une formule. Qu'est-ce que je vais vouloir utiliser dans cette formule ?
Si je clique sur “save”, qu'est ce qui se passe? J'ai ceci.
Mais ce que je veux, c'est le prénom et le nom de famille.
Vous remarquerez d'ailleurs que ce nom de champ ici, il est entre accolades. Pourquoi est-ce qu'il est entre accolades ? Parce qu'il y a des espaces et un accent. Ça veut dire qu'il est possible de faire un peu ce qu’on veut avec le nom des champs.
En effet, on peut suivre ou pas des conventions de nommage assez pointues. Mais, ici moi, je trouve que ça, dans notre découverte, c'est pas mal.
Si on veut aller plus loin, on peut respecter un peu plus les conventions de nommage, ça aidera peut-être aussi quand il va falloir faire du scripting, ne pas avoir des espaces, ne pas avoir des longs noms, etc. Mais ici, dans notre découverte, ce n'est pas bien grave, on peut garder les accents et les espaces.
Et donc maintenant on se retrouve avec ici le “Nom complet”.
Vous avez vu, on a fait une première formule et pourtant c'était simplissime.
On pourrait utiliser ici “long text”. Avec ce dernier, on va pouvoir créer du texte long avec plusieurs lignes et avec un petit peu de formatage. Mais, on n'en aura pas besoin ici.
Un fichier attaché, on ne va pas utiliser ça maintenant, mais on pourrait l’utiliser. Par exemple pour une photo, on pourrait mettre une photo de la personne ici avec un attachement, une image, un document, un PDF, ça pourrait être n'importe quoi.
On pourrait mettre la carte d'identité, par exemple de la personne ou mettre une checkbox. Une checkbox, c'est une petite case à cocher.
Hormis cela, on pourrait mettre, multiple select, single select.
Donc il y a toute une série de champs ici :
On parlerait encore juste ici du bouton qu'on pourrait éventuellement utiliser dans des choses un petit peu plus compliquées. Mais voilà, au niveau des champs, il y a toutes ces possibilités là.
Celle qui m'intéresse le plus, c'est le “link to another record”. C'est ce qui nous permet de faire des liens entre les différentes tables. Et c'est bien le but d'une base de données relationnelle : de pouvoir créer des relations entre les tables.
Alors on pourrait faire ça de plusieurs manières dans Airtable, mais je vais directement partir d'ici et on va créer en même temps une nouvelle table et on va faire le lien entre les personnes et notre nouvelle table.
Et je pourrais faire un lien des personnes avec les personnes. Par exemple, dans le cas des membres de la famille, on pourrait créer des familles grâce à ça.
NB : On pourrait mettre tous les gens qui sont ensemble. Quand bien même ce n'est pas le même nom de famille, c'est peut-être la même famille de sang. On pourrait créer un lien d'une table avec elle-même. Puis, on va faire un lien entre les personnes et une nouvelle table. On va appeler cette nouvelle table "Entités".
"Entités" pour parler des entreprises, de l'Etat, des associations. Donc plutôt les personnes morales plutôt que les personnes physiques.
Et le champ qu’on aura ici pour faire la relation, on va faire "Entités".
Alors on va aussi permettre à cette personne d'être liée à plusieurs records. C'est-à-dire que ma personne ici, donc, Vincent, moi je pourrais être lié à KreaCity, avec Krea.
Ce sont les différentes entités dans lesquelles je participe, à mon école par exemple aussi, et donc je vais pouvoir ou pas “Cochez ceci”.
Je vais créer ici mon lien avec une nouvelle table. La nouvelle table est créée automatiquement, les entités ici, et il y a directement un lien. D’ailleurs, on le voit ici, c'est la petite icône “Link to another record”.
Ce qui veut dire que ici par exemple, pour "Entités", je n'ai toujours pas été dans cette table là, mais ici je peux déjà créer par exemple un nouveau record qui va s'appeler “KreaCity”.
J'ai créé ici une entité KreaCity qui est liée à Vincent Ertveld. Et si je vais ici dans mes "Entités". J'ai bien KreaCity qui est le nom de l'entité qui est lié à la personne. Vincent Ertveld.
Et donc ici je vais pouvoir changer le nom de mon champ "Entités", ça changera rien, ça va se mettre à jour, il n'y a pas de problème et c'est lié à une ou plusieurs personnes.
Par exemple ici je vais pouvoir prendre Emma Tome. C'est le personnage que j'ai créé et qui intervient dans toutes les formations que je fais autour d'office 365. Donc en quelque sorte, Emma Tome travaille également au niveau de "KreaCity".
Jean Nabuse. Lui par contre, il appartient au service des impôts et donc je vais le mettre à "l'Administration des impôts".
Maintenant qu’on a un peu expliqué tout ça, je vais vous montrer aussi ce qu’on va faire dans la seconde partie de la formation Airtable. Je pense que ça va vous montrer l'importance de Link to another record.
C’est important pour faire des liens entre les différentes tables et n'avoir les renseignements stockés qu'à un seul endroit, mais visible à plusieurs endroits. Donc ici, on a bien les renseignements sur la personne qui sont stockés dans la table des personnes, mais les entités sont visibles. Elles ne sont pas stockés, elles sont visibles.
Et à l'inverse, dans les "Entités", on a bien l'entité qui est stockée ici, mais les personnes qui sont visibles.
Et demain, ce que ces relations (lignes de records) vont permettre, c'est justement de jouer, par exemple ici avec Count. Count qui va nous permettre de compter combien de relations nous avons fait entre la table des "Entités" et la table des "Personnes". Donc ici, deux personnes par exemple.
Ça va nous permettre aussi de faire des lookups ici. Un lookup, c'est quoi ? Eh bien, par exemple, je vais chercher un autre renseignement sur la ligne des "Entités". Je vais chercher un autre field (un autre champ), et donc dans la ligne ici, "KreaCity", je viens chercher une autre colonne (un autre field) ici, qui est l'URL.
Et donc, encore une fois, cette URL qui est affichée ici, elle vient d'où? Elle vient du “link to another record” qu’on a fait ici avec “Entités” et on affiche un renseignement supplémentaire grâce à Lookup. Sans ces "Link to Another Records", sans ces liens qu'il y a entre les différentes tables de la base de données, c'est quelque chose qu’on ne pourrait pas faire.
Donc c'est vraiment très important de comprendre ce concept de link to another record et de bien singulariser les tables qu'on va créer. C'est essentiel entre autres, de n'avoir les renseignements qu'à un seul endroit, même s'ils sont visibles à plein d'endroits différents selon plein de manières différentes. On verra cela demain aussi, puisqu’on va parler des vues, des filtres, des groupes, des tris.
On va même parler de l'affichage conditionnel avec les couleurs. Mais la base de la base pour aujourd'hui, c'était de créer un workspace, une base de données, des tables, des fields, donc des champs, des records, donc des enregistrements et surtout de faire des liens entre les tables grâce à Link to another Records.
On arrive au bout de notre première journée de formation “Airtable” en 3 jours”. Je vous remercie d'avoir suivi cette mini formation. Demain on se retrouve pour Lookup Rollup et Count pour découvrir, les vues, les groupes, les tris et les filtres. Et on va même jouer avec des petites formules. On en a déjà fait une aujourd'hui, mais on en fera une autre demain.
Rejoignez-nous donc demain pour aller plus loin dans la formation Airtable. On va plonger dans Lookup, Rollup et Count ainsi que dans la gestion des vues.
Vous n'avez pas envie de manquer ça, je vous promets.
