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Apprenez l'essentiel d'Airtable dans ce second tutoriel. Dans cette mini formation Airtable en 3 jours, nous nous pencherons sur Lookup, les vues, les filtres, les tris, les formules.
Nous revoilà pour le jour 2 de notre découverte gratuite d'Airtable en 3 jours. Hier, nous avons mis en place nos bases de données y compris les principaux concepts d’Airtable. Nous avons également introduit la fonction puissante de lien entre enregistrement “Link to another record” dans notre précédent tutoriel Airtable. On va aller un peu plus loin, on va faire un peu travailler les méninges.
Dans cette deuxième partie de notre tutoriel Airtable, nous allons explorer en détail les champs, Lookup, Rollup et Count.
Ceux-ci vont nous permettre de manipuler nos données de manière un peu plus poussée et flexible. Ensuite, nous nous pencherons sur la gestion des vues. Cela nous permettra de filtrer, de trier, d'organiser nos données de manière plus efficace. Pour conclure cette journée, nous allons découvrir le potentiel impressionnant des formules dans Airtable. Nous verrons comment ces formules peuvent nous aider à automatiser les calculs et à manipuler les données.
Alors si on revient un petit peu sur ce qu'on avait fait hier. Hier, on avait parlé des 33 concepts à connaître dans Airtable. Donc les mots très importants qu'on a utilisés avec :
Aujourd'hui, on va jouer avec Lookup, Rollup, Count et les autres et puis on va passer ici dans cette partie-ci, avec les vues, l'affichage conditionnel, les formulaires, le Gantt, les Calendar, les timeline et tout ça pour arriver finalement à la fin de notre journée à parler un petit peu des filtres.
Et puis on basculera du côté obscur et on fera peut-être une petite formule magique ou deux pour essayer de se débrouiller pour créer du contenu un peu différent et qui va sans doute être plus utile.
Alors on repart d'ici… Et comme je vous le montrais hier à la fin du premier tutoriel Airtable, voilà ce qu'on va commencer à construire avec Lookup de ce côté-ci, avec Count de ce côté-là.
Et donc on va reprendre là où on en était resté hier, et on va construire cette première partie avant d'aller chercher un petit peu tout le reste.
Par exemple, ici, je pourrais créer un “Count”, tout simplement un comptage. Ici, je pourrais dire : “Nombre de personnes”, puisqu’ici, je vais compter quoi ?
Je vais compter le nombre de records qui sont liés, donc d'enregistrements qui sont liés avec comme référence la table des “Personnes”. J'ai directement mon petit comptage où je sais que j'ai deux personnes qui travaillent pour “KreaCity”. J'ai une personne qui travaille pour “l'Administration des impôts”. C'est grâce à la relation qui est créée entre l'entité et les personnes que j'ai la possibilité d'avoir ce comptage automatique.
Il y a d'autres possibilités également dont on va parler un petit peu plus tard. Mais par exemple, ici, au niveau de “KreaCity”, je vais pouvoir créer des champs supplémentaires. Par exemple, je vais pouvoir dire ici, une URL, c'est tout simple, ce serait “https//kreacity”.
Donc, là, j'ai bien une URL pour “KreaCity”. Qu'est-ce qui se passerait si de l'autre côté je voulais avoir cette URL aussi ? Si je pouvais cliquer sur l'entité dans laquelle Vincent Ertveld fait partie ? Et bien au lieu ici de faire un Count, c’est ce que j'ai fait là. Je vais aussi pouvoir aller chercher d'autres colonnes.
Alors ça, c'est un petit truc que j'aime bien expliquer. On va faire d'abord une recherche verticale et puis une recherche horizontale. Pourquoi une recherche verticale ? Parce qu'ici, quand j'ajoute une entité, je fais une recherche verticale, je vais chercher dans la liste de mes entités, quelle est l'entité qui est liée avec Vincent Ertveld. Ça, c'est une recherche verticale.
Maintenant, je vais faire une recherche horizontale, c'est-à-dire que dans “Entités”, quand j'ai trouvé la bonne ligne, je vais aller horizontalement chercher une autre information. Donc on a d'un côté le “link to another record” qui est une recherche verticale. Et ensuite on a des moyens de faire une recherche horizontale pour aller chercher un autre renseignement ici sur le côté.
Ce qui veut dire qu'ici, je vais pouvoir utiliser Rollup et lookup. Alors qu'est-ce que c'est la différence entre Rollup et Lookup ? Rollup, ça va nous permettre de faire un résumé. Ça va nous permettre de faire des opérations sur les résultats qui ont été récupérés. Lookup, par contre, ça va nous permettre de récupérer d'autres champs dans l'enregistrement qui est lié. C'est celui-là qu'on veut.
On n'a pas envie de faire des calculs pour l'instant ou des opérations. On veut simplement aller chercher un autre renseignement qui est dans le même enregistrement, qui est dans la même ligne. Donc je vais utiliser ici Lookup, je vais appeler ça, par exemple URL. Et au niveau des entités, comme c'est cette base-là qui est liée pour l'instant, je vais choisir le champ URL.
Encore une fois, grâce à ma base de données relationnelle et grâce aux liens que j'ai créés entre les deux tables, je peux afficher des renseignements qui font partie de la table des entités dans les personnes. J'ai bien dit afficher, je n'ai pas dit stocker. On stocke les données à un seul endroit. On peut les voir à plusieurs endroits. C'est quelque chose que j'ai mis clairement au point dans le guide débutant des bases de données.
Maintenant, qu'on a parlé de lookup et de Count, on va aussi parler de Rollup à un moment ou l'autre. Mais je vais d'abord aborder les vues, les groupes, les tris et les filtres. Pourquoi ? Parce que les vues et les groupes, les tris et les filtres, ça va nous permettre de visualiser nos données de manière un peu plus intéressante selon le contexte.
Dans notre base de données A3J dans la table des personnes, j'ai rajouté déjà pas mal de personnes. J'ai ici un âge, j'ai une photo et j'ai un rôle.
Alors “l’âge”, il est calculé comment ? Il est calculé à partir d'un champ que j'ai caché. Donc ça, c'est le premier truc que je voulais vous montrer. J'ai caché un champ jusqu'ici, le champ de la date de naissance. Et donc maintenant que j'ai à nouveau cette date de naissance qui est affichée, on comprend assez facilement comment l'âge est calculé. Mais on regardera cette formule dans quelques instants.
On peut visualiser donc les enregistrements de plusieurs manières différentes. Ici, on a caché un champ. Ça, c'est la base. Selon les vues qu’on crée, on peut cacher ou pas certains champs.
On peut aussi afficher tout ça de plusieurs manières différentes. Par exemple, la vue galerie, elle semble assez évidente. On prend les photos des personnes et tout simplement, on se rend compte que Cath Astrofik... Voilà, voilà, voilà, elle travaille aux impôts depuis bien trop longtemps.
On a une vue liste, une vue liste qui nous permet de classer les renseignements et de les visualiser d'une manière assez soft, assez épurée. Ici en les classant par entités. Mais on pourrait faire d'autres types de classements aussi.
On a un formulaire. Et le formulaire d'un Airtable, c'est vachement bien parce que ça nous permet de rajouter des renseignements. Et ce formulaire, on peut même le partager. Donc d'autres personnes peuvent introduire des données dans notre Airtable, dans notre base de données.
Et donc si je prends ceci, que je choisis par exemple Microsoft et que je prends Sébastien Place… Je peux l'ajouter à notre base de données en lui donnant une date de naissance. Alors là, par contre, je ne sais pas très bien. Mais je vais dire qu'il est né le 20 mars 1981. Il doit avoir à peu près mon âge, ça ne va pas être juste à la date de naissance, mais voilà.
Et puis je prends une photo qui est sur mon disque dur. Voilà une photo qui ressemble à Sébastien, mais de loin. Alors voilà, je mets ça, je l’upload la photo. Et maintenant quand je “submit”, eh bien je me retrouve avec Sébastien ici. Hop, qui se retrouve là puisqu'on est classé déjà, il y a déjà un tri qui est fait. Ici, voilà Sébastien qui travaille chez Microsoft et qui a sa petite photo qui est là.
Et donc la vue formulaire, c'est une vue très importante. On peut créer quasiment autant de formulaires qu'on veut avec les formes, avec le placement des éléments aux différents endroits. On peut bouger les choses, on peut rajouter ou pas certains renseignements. Et, on peut en enlever.
Enfin voilà, c'est très complet les formulaires et c'est une manière assez simple de permettre à d'autres utilisateurs de rentrer des données dans votre base de données sans devoir leur donner accès à la base de données.
Et puis on a “Kanban”. Alors “Kanban”, c'est un peu particulier parce que “Kanban”, c'est surtout utile dans la gestion des tâches et des projets. Ça permet de faire des colonnes en fonction d'un champ single ou multiple select. C'est-à-dire qu’ici dans ma table, j'ai rajouté un champ qui est du type single select et qui me permet de choisir un rôle pour les différentes personnes. Et grâce à ça, Kanban me permet d'afficher ça en colonne. Normalement, on fait ça aussi pour la gestion des tâches et des projets. Et, la tâche évolue de gauche à droite en fonction de son statut.
Alors vous remarquerez qu'effectivement il y a des vues ici en bas dont je n'ai pas parlé. Je ne parle pas spécialement de calendrier, même si je pourrais mettre un calendrier avec les dates de naissance. Et je ne parle pas spécialement de Timeline et de Gantt, tout simplement parce que c'est plus lié aux projets et aux tâches.
Quelque chose qu'on fait dans la formation Airtable Business, mais qui n'est pas tout à fait dans le scope de ce que je veux faire ici avec “Découvrir Airtable en 3 jours”. N'empêche, vous devez savoir que ces possibilités-là existent. Elles font partie de la version payante. Donc il faut commencer à payer pour utiliser ces vues-là. C'est normal parce qu'on est vraiment dans un monde beaucoup plus professionnel.
Une autre chose pour laquelle il faut payer quand on veut l'utiliser, c'est ici la question des couleurs et l'affichage conditionnel.
Alors maintenant, on va se concentrer sur les histoires de filtres de groupe, de tri de couleur. Les couleurs, comme je vous le disais, c'est quelque chose qui n'est pas disponible dans la version gratuite, mais ça permet de faire de l'affichage des couleurs conditionnelles.
C'est-à-dire que par exemple ici, on pourrait dire que toutes les personnes qui ont moins de 35 ans, on met un petit truc vert devant ou qu’ici, si la case est vide, eh bien, on met un petit trait rouge là, devant.
Donc voilà, ce sont des couleurs, c'est du formatage conditionnel.
Alors ce qu'on peut avoir aussi, c'est un filtre. Alors un filtre, ça va nous permettre d'afficher ou pas certaines choses. Et donc ici par exemple, je vais ajouter une condition qui dit que si le rôle est vide “is empty”, c'est justement ceux-là que je veux voir. Je ne veux voir que ceux dont le rôle “is empty”. Donc, qui n'ont pas de rôle.
Ou justement à l'inverse, je veux voir ceux dont le rôle n'est pas “empty”, ou je veux voir tous ceux qui sont seulement CEO. Je veux voir que les CEO.
Ou je veux voir ceux qui sont CEO ou “is any off” CEO ou COO et à ce moment-là j'ai une combinaison.
Et donc ici, il y a moyen de sélectionner, de choisir toute une série de filtres qui vont nous permettre d'afficher ou pas certaines données. Et en fonction de la vue qu'on a ici, on peut créer à chaque fois des vues très spécifiques pour créer justement une visualisation des données qui soit précise et utile.
Ce qu'on peut faire aussi, et ça, c'est peut-être quelque chose qu'on fait plus dans Airtable Business qu'ici. On peut créer des groupes de conditions, c'est-à-dire qu'on peut créer toute une série de conditions et les mettre dans un paquet et dire “C'est soit ce paquet-là”, soit “ce paquet-là” pour justement jouer avec des conditions beaucoup plus fines.
Donc ça c'est pour le filtre.
Le groupe, ça va nous permettre par exemple de grouper nos “personnes” par “entités” ici, dans ce cas-ci. Et donc je peux à un moment ou l'autre dire voilà, referme moi tout ça et j'ai toutes mes “Entités” qui sont là et on se rend compte qu'ici quelqu'un travaille en même temps pour KreaCity et pour Microsoft. C'est Emma Tome. Emma Tome, elle travaille pour les deux. Mais que pour le reste, on a aussi par “société” les gens qui sont regroupés.
Si je supprime ce groupement-là, je peux aussi faire un groupement par “rôle” encore une fois. Et là on se retrouve avec tous les chefs de bureau qui peuvent faire une réunion entre chefs de bureau, des différents trucs pour un séminaire ou quelque chose du genre, et on a Cath Astrofik et Mary Krismas.
Donc ça, ce sont les groupements, les groupements, ça peut être très utile aussi. Et là encore une fois, vous créez une nouvelle vue ici sur le côté et on est parti, on fait tel ou tel groupement en fonction de ce dont on a besoin.
Et puis après on peut faire un simple tri et le tri peut se faire par exemple au niveau du nom de famille. Voilà, on a trié au niveau du nom de famille :
On peut filtrer pour changer un peu. On peut filtrer au niveau de l'âge, même si c'est quelque chose qui est peut-être un peu plus compliqué. Mais on se retrouve ici avec un classement par âge. Enfin, voilà, vous vous retrouvez avec toute une série de tris qui sont possibles.
Alors justement, on en est là, parlons de cet âge. Et puis on va parler après de notre histoire de rollup pour en finir avec cette histoire-là. Et pour terminer notre journée en beauté.
On a déjà fait une formule, je vous le rappelle. On a déjà fait une formule ici pour le nom complet. Et le nom complet, si vous vous souvenez bien, c'était la concaténation, c'est-à-dire le fait qu'on mettait les uns à côté des autres ici des chaînes de caractères, donc le prénom, et puis on rajoutait un espace et puis on mettait le nom de famille.
Maintenant, cette formule-là, elle était très simple. Elle joue sur des chaînes de caractères, donc du texte.
Cette formule-ci, elle joue forcément sur la date de naissance, donc elle joue avec un format de date. Et qu'est-ce qu'elle dit cette formule-ci ? Elle calcule une différence de “DATETIME_DIFF” ?
Une différence entre quoi ? Entre “now”, le moment maintenant, là, précis à ce moment-ci et la date de naissance. Et elle calcule cette différence. En quoi ? En années ?
Alors je sais qu'au début les formules c'est quand même assez compliqué. Et je pense qu'un peu comme pour Notion ou on a le grimoire des formules Notion avec toutes les formules qui sont expliquées et détaillées, je pense qu'on fera à peu près la même chose pour Airtable dans Airtable Business. Mais vous avez de toute façon sur le site de Airtable, sur le site du support, toute une série d'explications et d'exemples par rapport aux formules Airtable. C'est une bonne base pour commencer.
Mais donc pour l'âge, on joue avec DATETIME_DIFF. Pourquoi ? Puisqu'on joue avec une date de naissance et donc on fait DATETIME. Ici, on a joué avec du texte, donc on a rajouté des chaînes de caractères avec un espace entre.
Ensuite, on va faire une troisième formule. Et, cette troisième formule en fait, au départ, c'est un roll-up. Le roll-up et la formule, c'est un peu la même chose.
Et voyez que je l'ai fait ici. J'ai déjà fait un exemple qui nous donne l'âge moyen. Pour trouver l'âge moyen des personnes dans cette entité, je pourrais faire une vraie formule où je récupère l'âge de chaque personne ici. Et puis je les additionne et je les divise par le nombre de personnes comme n'importe quelle moyenne.
Mais ici, mon Rollup me permet de faire quelque chose beaucoup plus rapidement. Puisqu’ici, mon Rollup, qu'est-ce qu'il fait ? Il prend la table des personnes. Il prend la relation qu'on a avec les personnes, avec l'âge et il en fait la moyenne.
Au lieu de devoir faire une formule compliquée où on va rechercher l'âge des personnes, etc. Rollup permet de faire ce genre d'opération là sans avoir besoin de toute la formule.
Donc on prend les personnes qui sont dans l'entité, on prend leur âge et on en fait une moyenne.
On pourrait faire d'autres choses avec ça. On peut faire aussi des sommes, on peut faire d'autres opérations mathématiques dont on parlera dans Airtable Business.
Mais encore une fois, voilà, c'est une possibilité et c'est une sorte de formule. Le Rollup en quelque sorte. Mais ça permet de “summarize data”, de faire un résumé des données, de rendre les données un peu plus faciles à lire, un peu plus cohérentes, un peu plus simples.
Si je rajoute un champ formule, je peux avoir ici de toute façon... La documentation qui nous permet d'aller un petit peu plus loin. Et je pourrais choisir toute une série d'autres possibilités, entre autres un “IF”.
Alors le “IF”, c'est le dernier. C'est la dernière formule qu'on va faire, c'est tout simplement qu'on va poser une condition ici et on va dire IF. Alors, IF. Si on regarde un petit peu ce qui est écrit ici sur le côté, il y a une logique, c'est-à-dire qu'on va faire une comparaison, on va faire une sorte de formule qui va nous amener à savoir si c'est vrai ou si c'est faux.
Et si c'est vrai, on va faire ceci, et si c'est faux, on va faire cela.
Donc, de manière assez simple, on vérifie une condition. Dans le premier argument, il y a trois arguments. Il y a trois choses à écrire.
Dans le premier argument, on va vérifier une condition “la value 1”, c'est qu'est-ce qui va se passer si la condition est vraie et “la value 2”, c'est qu'est-ce qui va se passer si la condition est fausse ?
Donc ici, tout simplement ce qu'on va faire, on va vérifier si “nombre de personnes”. Et donc vous voyez qu'encore une fois, je n'ai pas besoin de tout écrire, je peux simplement ici cliquer sur le “nombre de personnes”. Si “nombre de personnes” est plus grand que 2… Alors, on va dire que c'est une multinationale parce qu'avec deux personnes, tu deviens une multinationale, c'est évident.
Et, s’il y a moins de deux personnes. Donc, si c'est faux ou s'il y a deux personnes ou moins, alors c'est une PME.
Donc si c'est plus que deux personnes, c'est vrai, alors c'est une multinationale. Si ce n'est pas plus que deux personnes, alors c'est une PME.
Et on se retrouve ici à dire que KreaCity, c'est une PME, que l'administration, c'est une PME, que Microsoft et Notion, ce sont des multinationales, Airtable, etc.
Donc voilà, ça, c'est notre dernière petite formule pour ce tutoriel Airtable. La dernière chose que je voulais montrer aujourd'hui, c'est la structure conditionnelle dans les formules, ce qui nous permet de regarder ce qu'on a comme données et puis d'afficher quelque chose de spécial en fonction du résultat de la vérification d'une condition.
C'est tout pour aujourd'hui. Demain, nous conclurons notre découverte en 3 jours d'Airtable en explorant les formulaires d'Airtable, en découvrant comment automatiser des tâches répétitives et en plongeant dans l'outil d'interface pour créer des tableaux de bord personnalisés.
