Les bases de données Notion sont des collections de pages qui vous permettent de stocker, organiser et manipuler des informations de manière structurée. Que vous souhaitiez suivre vos tâches, gérer un projet ou organiser vos notes, les bases de données Notion peuvent être un outil puissant pour vous aider à rester organisé. C'est une des premières choses à découvrir dans Notion et c'est un point essentiel abordé dans Notion en 3 jours, notre formation débutant gratuite Notion.
La création d'une base de donnée Notion est simple et intuitive. Vous pouvez commencer par /base et sélectionner un type de base de données. Chaque base de données est présentée grâce à une vue. Avec les mêmes données, on peut ensuite créer différentes vues et utiliser des groupes, filtres et critères de tri.
Une fois que vous avez créé votre base de données, vous pouvez la personnaliser pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez choisir les propriétés à afficher, l'ordre dans lequel elles apparaissent, et appliquer différents groupements, filtres et critères de tri. Les modifications apportées au contenu ou aux propriétés d'une base de données liée se refléteront dans la base de données originale. Cela signifie que vous pouvez avoir une base de données centralisée qui peut être consultée et manipulée à partir de différentes pages.
Une base de données Notion peut être un outil précieux pour améliorer votre productivité. En utilisant des bases de données, vous pouvez organiser vos informations de manière structurée, ce qui facilite la recherche et la manipulation des données. Que vous utilisiez Notion pour le travail, l'école ou la gestion personnelle, les bases de données peuvent vous aider à rester organisé et à gérer efficacement vos tâches.
Les bases de données Notion sont particulièrement utiles pour la gestion de projet. Vous pouvez créer une base de donnée pour chaque projet, avec des propriétés pour les tâches, les échéances, les responsables et plus encore.
Une base de données peut être présentée de différentes manières grâce à des vues : table, liste, calendrier, chronologie, tableau Kanban, galerie, tout est possible à part, pour l'instant, la vue Gantt.
Chaque vue possède ses caractéristiques, ses avantages, ses possibilités spécifiques que nous explorons en détail dans Apprendre Notion.
La sécurité de vos données est cruciale, et Notion offre plusieurs fonctionnalités pour vous aider à protéger vos bases de données. Vous pouvez définir des permissions pour chaque base de données, ce qui vous permet de contrôler qui peut voir, modifier ou commenter vos données. Vous pouvez également utiliser la fonction de verrouillage pour empêcher les modifications accidentelles.
Les bases de données liées Notion, aussi appelées vues, sont une fonctionnalité puissante qui vous permet d'afficher et de manipuler les données d'une base de données à partir de différents endroits dans Notion. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données "Suivi commercial" et afficher une vue filtrée de cette base de données sur votre page "Pro". Les bases de données liées pointent vers les mêmes données que la base de données source, mais ont leurs propres vues, filtres et critères de tri.
Vous pouvez passer d'un tableau à une base de données Notion et inversement le contraire très simplement. Il est également possible d'importer des CSV dans Notion, ce que nous abordons plutôt dans Maîtrise Notion.
En résumé, les bases de données Notion sont un outil puissant pour organiser vos informations et améliorer votre productivité. Que vous utilisiez Notion pour le travail, l'école ou la gestion personnelle, les bases de données peuvent vous aider à rester organisé et à gérer efficacement vos tâches. De plus, avec les bases de données liées, vous pouvez avoir une base de données centralisée qui peut être consultée et manipulée à partir de différentes pages, offrant une flexibilité et une efficacité accrues.
Pour en savoir plus sur les bases de données Notion et comment les utiliser efficacement, je vous invite à consulter les autres articles de KreaCity et à regarder les vidéos de la chaîne YouTube de KreaCity, notamment la série Formula Fiesta qui offre une exploration approfondie des formules Notion, un complément puissant aux bases de données pour une personnalisation encore plus poussée.
On crée une base de données avec le raccourci /base.
La visualisation la plus simple d’une base de données, c’est une table : un ensemble de lignes et de colonnes.
Chaque ligne représente une donnée, un enregistrement, un élément, un item.
Cet élément de base de données, selon le principe qui veut que tout est bloc dans Notion, est en lui-même une page que vous pouvez ouvrir pour y ajouter des renseignements supplémentaires.
Mais les données sont stockées dans les colonnes, appelées Propriétés dans Notion, qui ont chacune un type : texte, nombre, case à cocher, date, mais aussi Relations, Agrégations ou Formules.
Le fait de stocker ces données en respectant un type, un format, permettra ensuite de les filtrer, trier et grouper.
Créer une relation entre une base de données des Tâches et une base de données des Projets permet de lier une série de tâches à un et un seul projet, et ensuite, au niveau du projet, de faire un résumé, une agrégation des données des tâches liées. On peut, par exemple, au niveau des Projets, créer une Agrégation qui calcule et affiche combien de tâches sont terminées grâce à la Relation entre la base des Tâches et celle des Projets.
Pour créer cette relation, vous devez, dans Notion, créer une nouvelle colonne, une nouvelle propriété dans votre base de données, et lui affecter un type Relation. Notion va ensuite vous demander avec quelle base de données vous souhaitez créer cette relation et vous proposer de créer une relation réciproque, c’est-à-dire une relation de la table n°2 vers la table n°1.
Quand on crée une Relation entre deux tables, le lien créé permet une recherche que je dirais verticale : on cherche à créer une relation avec une ligne dans une autre base de données, et on cherche de haut en bas dans la liste de toutes les lignes.
Une Agrégation, dans le contexte de Notion, permet deux choses en même temps.
Elle permet d’utiliser la Relation créée entre deux tables et d’effectuer une recherche horizontale. On a déjà trouvé la bonne ligne grâce à la Relation, c’était une recherche verticale.
Mais maintenant, on fait une recherche horizontale pour trouver un renseignement supplémentaire, une autre colonne de cette ligne.
Il suffit alors de choisir si on veut simplement afficher les données ou leur appliquer une opération.
On doit donc choisir la relation qu’on veut utiliser (recherche verticale), puis choisir l’autre valeur, l’autre colonne que l’on veut utiliser (recherche horizontale).
Quand on a trouvé ces données tant convoitées grâce à la relation, l'agrégation permet également d'en "faire" quelque chose.
Vous pouvez simplement afficher ces données et donc lister les informations recueillies, ou n'afficher que les valeurs uniques.
Mais il est aussi possible, en fonction du type de données recueillies, d'effectuer des opérations comme des sommes, des moyennes, n'afficher que la valeur maximale ou minimale ou même encore la médiane.
